Добровольный помощник

Ваш вопрос юристу

Ваш вопрос специалисту по жилью

Интернет-приёмная главы города Хоронова

ПОЛОЖЕНИЕ об управлении делами
администрации муниципального образования «Город Ленск»

1. Общие положения.

Управление делами является структурным подразделением администрации муниципального образования «Город Ленск», подчиненным непосредственно главе администрации города.
В своей деятельности управление делами руководствуется законодательными актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), указами и распоряжениями Президента РФ и Президента РС(Я), постановлениями и распоряжениями Правительства РФ и Правительства РС(Я), правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Департамента кадровой политики РС(Я) и Департамента по вопросам местного самоуправления, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом администрации муниципального образования «Город Ленск», настоящим Положением, Регламентом работы и Инструкцией по делопроизводству администрации муниципального образования «Город Ленск».
Структура и штатная численность сотрудников управления утверждаются главой администрации в соответствии с фондом оплаты труда.
Управление возглавляет начальник управления делами, который непосредственно подчиняется главе администрации
Начальник управления делами назначается на должность и освобождаются от нее распоряжением главы администрации.

2. Основные задачи управления делами.

Организационное, техническое и документационное обеспечение деятельности администрации муниципального образования «Город Ленск», городского Совета депутатов, совещаний при главе администрации.
Обеспечение перспективного планирования деятельности аппарата администрации.
Организационное и документационное обеспечение кадровой политики администрации муниципального образования «Город Ленск»
Обеспечение ведения делопроизводства, организация документооборота и контроля за исполнением документов.
Обеспечение отбора, учета и архивного хранения документов.

3. Основные функции управления делами.

Осуществление приема, учета и регистрации документов и ведение учетно-справочной работы по документам, в том числе переданным по специальным каналам связи и для служебного пользования
Своевременная подготовка поступивших документов на рассмотрение главы администрации и его заместителей
Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись главе администрации
Обеспечение своевременной регистрации нормативных правовых документов, в том числе по личному составу, издаваемых в администрации муниципального образования.
Контроль за прохождением и сроками исполнения решений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений главы администрации, документов других организаций и учреждений, поступивших на имя главы администрации
Обобщение сведений о ходе исполнения документов, анализ состояния исполнительской дисциплины, систематическое информирование главы администрации по этим вопросам.
Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов.
Обеспечение своевременной рассылки документов исполнителям.
Разработка и проектирование бланков документов.
Обеспечение хранения документов администрации и оперативного использования документной информации.
Организация работы по письменным обращениям, заявлениям и жалобам граждан.
Методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях администрации.
Разработка совместно с другими структурными подразделениями администрации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
Разработка нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела в администрации и ее структурных подразделениях.
Организация и совершенствование системы электронного документооборота, оказание методической и практической помощи по внедрению системы «Гран-Док» в администрации и ее структурных подразделениях.
Контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
Организация и проведение совещаний и семинаров для сотрудников администрации по вопросам документационного обеспечения деятельности.
Организация работы по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы, формированию кадрового резерва, ведение кадрового делопроизводства, организация работы по проведению аттестации муниципальных служащих и повышению их квалификации, подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий
Систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению и развитию муниципальной службы в администрации
Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков
Организационно – техническое обеспечение совещаний, заседаний и других мероприятий, проводимых главой администрации и его заместителями.
Организация работы, связанной с исполнением наградного законодательства.
Организация проведения встреч главы администрации с населением, трудовыми коллективами города.
Текущее и перспективное планирование деятельности аппарата администрации.
Разработка и контроль за исполнением организационно-технических мероприятий при проведении выборов.

4. Права и обязанности управления делами.

Сотрудники управления делами имеют право и обязаны:
Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в администрации и ее структурных подразделениях.
Осуществлять проверку сведений, представляемых лицами, замещающими должности муниципальной службы в администрации МО «Город Ленск».
Контролировать и требовать от сотрудников аппарата администрации выполнения установленных правил работы с документами.
Запрашивать от сотрудников аппарата администрации сведения, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на управление делами.
Контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у исполнителей сведения о ходе исполнения документов.
Осуществлять проверки организации документационного обеспечения деятельности в структурных подразделениях, отделах и управлениях администрации, доводить итоги проверок до заместителей главы и главы администрации для принятия соответствующих мер.
Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований
Вносить на рассмотрение главы администрации предложения по вопросам деятельности управления делами.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Разрабатывать предложения по совершенствованию системы работы администрации по вопросам, относящимся к компетенции управления делами.
Участвовать в совещаниях главы администрации или его заместителей при рассмотрении на них вопросов, входящих в компетенцию управления делами.
Разрабатывать должностные инструкции сотрудников управления делами.
Реализовывать права и выполнять обязанности, указанные Законах РФ и РС(Я) «О муниципальной службе» и ином законодательстве, касающемся муниципальной службы.

5. Ответственность управления делами.

Управление делами несет ответственность за соблюдение конфиденциальности при работе с персональными данными муниципальных служащих администрации, обеспечение установленного порядка работы с документами, трудового распорядка администрации, материально - техническое обеспечение деятельности сотрудников администрации, выполнение функциональных обязанностей и использование прав, возложенных на управление делами в соответствии с правовыми актами и данным Положением, выполнение указаний главы администрации.
Все сотрудники управления делами несут ответственность в соответствии с Законами РФ и РС(Я) «О муниципальной службе».

6. Взаимоотношения. Связи.

Управление делами взаимодействует:
6.1. Со всеми должностными лицами, отделами, управлениями и структурными подразделениями администрации по вопросам ведения личных дел служащих, ведения кадровой работы (оформления приема на работу, включения в резерв, проведения конкурсов и аттестации и др.), документационного обеспечения деятельности, контроля сроков исполнения документов, предоставления информации по исполнению документов, подготовке ответов на письменные обращения граждан, поступивших на имя главы администрации
6.2. Со всеми должностными лицами, отделами, управлениями и структурными подразделениями администрации, руководителями предприятий и организаций города по вопросам подготовки заседаний при главе администрации муниципального образования «Город Ленск».
6.3. С правовым отделом по вопросам, связанным с юридической подготовкой документов, получения сведений об изменениях трудового и иного законодательства, получения разъяснений действующего законодательства и порядка его применения
6.4. С административно-хозяйственным отделом по вопросам хозяйственного обеспечения управления
6.5. С отделом учета и отчетности по вопросам сведений о приеме, перемещении и увольнении работников; предоставления табеля учета рабочего времени, графика отпусков, листков временной нетрудоспособности к оплате, информации о должностных окладах, доплатах, надбавок к заработной плате и т.д.
6.6. С профсоюзным комитетом по вопросам, связанным с предоставлением необходимых персональных сведений о сотрудниках администрации
6.7. С аппаратом Администрации Президента и Правительства РС(Я) по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, совершенствования методов работы с документами, оперативной обработке информации, разработки и внедрения новых информационных технологий.
6.8. С компьютерным отделом администрации МО «Ленский район» по вопросам ремонта и обслуживания оргтехники, копировально-множительного оборудования и пр., получения электронной информации и установки электронных справочных программ на компьютеры сотрудников, обслуживания единой локальной сети в администрации
6.9. Со средствами массовой информации по вопросам подготовки информации о деятельности администрации, разъяснительной информации для населения

7. Организация работы.

7.1. Руководство деятельностью управления делами на основе единоначалия осуществляет начальник управления делами, назначаемый на должность главой администрации и находящийся в его непосредственном подчинении.
7.2. Начальник управления делами осуществляет исполнительно - распорядительные функции по руководству управлением и несет персональную ответственность за исполнение возложенных на управление задач и функций.
7.3. Начальник управления делами в установленном порядке представляет управление во всех служебных взаимоотношениях.
7.4. Начальник управления осуществляет подбор и расстановку кадров управления делами, вносит в установленном порядке предложения о поощрении сотрудников.
7.5. Управление делами состоит из:
- Начальника управления делами;
- Главного специалиста по организационно – контрольной работе;
- Ведущего специалиста-заведующего приемной
7.6. Сотрудники управления делами в работе руководствуются своими должностными инструкциями, утверждаемыми начальником управления делами.
7.7. Штат управления делами комплектуется из числа специалистов, имеющих высшее или специальное профессиональное образование, а также практический опыт работы в системе делопроизводства, кадровой службы.
7.8. Работа управления делами строится на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника управления делами за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений начальника управления делами.
7.9. Возложение на управление делами, его сотрудников обязанностей и функций, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается.
7.10. Положение об управлении делами администрации утверждается главой администрации и вступает в силу с момента подписания постановления о его принятии.
7.11. Положение могут быть внесены изменения и дополнения в связи с изменением действующего законодательства, Устава и Положения об администрации муниципального образования «Город Ленск».